Als ich nach den Olympischen Spielen 2016 eine neue Herausforderung suchte, freute ich mich über einen Anruf von Dr. Ole Benthien. Er fragte, ob ich mit im Landesteam Sportpsychologie Brandenburg arbeiten wolle? Ich sagte sofort zu. Ich kündigte daraufhin meinen alten Job und durfte an den Eliteschulen des Landes Brandenburg und am OSP Brandenburg als Sportpsychologin arbeiten.
Zum Leitbild aller praktisch tätigen Sportpsychologen*innen im Landesteam Sportpsychologie Brandenburg gehört die Dokumentation aller Individualberatungen und Workshops. Diese Dokumentation wurde bis zu diesem Zeitpunkt mit Papier und Stift durchgeführt. Außerdem mussten die analog erhobenen Daten und Informationen dann in einem nächsten Schritt aufbereitet werden. Nur so konnten sie verarbeitet werden, um für das betriebsinterne Qualitätsmanagement (QM) nutzbar zu sein. Viele Arbeitsschritte, viel Zeit und auch etwas Frust! Für mich war klar: Dokumentation und QM JA – aber bitte nicht auf diese Art.
Wie wir im Team die Dokumentation effizienter, digital und qualitätsgesichert gestaltet haben, lest ihr in diesem Beitrag.
Hinweis: Zudem suchen wir Sportpsychologen*innen, die an dieser Art der Dokumentation Interesse haben und sie für dieses Jahr kostenlos testen wollen. Mehr dazu unter dem Text.
Zum Thema: Die digitale Umsetzung der Dokumentation
Klar war, was die von uns gewünschte digitale Dokumentation im Landesteam können bzw. erfassen sollte:
- digitaler Beratungsvertrag
- Einverständniserklärungen und Datenschutzerklärung
- Stammdaten der Athlet*innen (Name, Alter, Geschlecht, Sportart, Kaderstatus usw.)
- Fragebögen zum Real Time Monitoring des Beratungsverlaufs
- Falldokumentation (Beratungsart, Beratungsklassifizierung, Thema, Ziel, Anmerkungen, Beratungszeit, Datum, Notizen sowie Fotos oder Videos)
- sowie die Auswertung des gesamten Beratungsverlaufs
Unsere ersten Versuche verliefen über die Nutzung von Unipark – eine deutliche Verbesserung zur handschriftlichen Methode. Doch stießen wir schnell an die Grenzen, da Unipark zu sehr auf Forschungszwecke ausgelegt war. Es gelang z.B. nicht, ein Real Time Monitoring und die Auswertungen der Dokumentationen auf einen Blick technisch umzusetzen. Außerdem ließ sich der Beratungsvertrag sowie die Einverständniserklärung dort nicht unterschreiben.
Auch wenn dies noch nicht optimal war, behielten wir diese Art der Dokumentation erstmal bei. So konnten nun, egal an welchem unserer fünf Arbeitsstandorte, über einen geschützten Server alle Daten schnell abgerufen werden. Dies ermöglichte bereits weniger Stress bei der Dokumentation und dem Controlling und eine enorme Zeitersparnis.
Der Wunsch nach einer passenden Software
Fakt blieb jedoch: Die eine Dokumentation, die hohe Ansprüche an das Qualitätsmanagement erfüllt und gleichzeitig von praktisch tätigen Sportpsychologen*innen effizient angewendet werden kann, musste erst noch gebaut werden. Daher haben wir das letzte Jahr mit Hilfe eines IT-Unternehmens eine Software entwickelt, die genau auf unsere qualitätssichernden Ansprüche zugeschnitten wurde.
Seit Januar 2020 läuft nun unsere komplette Dokumentation ausschließlich digital. In einer Individualberatung werden beim Erstgespräch als erstes ein Beratungsvertrag geschlossen, die Datenschutzrichtlinien und der Umgang mit den erhobenen Daten erläutert. Die Zustimmung der Athlet*innen hierzu wird dann digital erfasst. Die Stammdaten sind innerhalb einer Minute angelegt. Daraufhin werden die Sportler*innen in einem Klienten*innenliste gespeichert und können vor jeder Beratung einen Fragebogen zur allgemeinen Befindlichkeit ganz einfach auf dem Tablet oder Laptop ausfüllen. Die Anwender*innen und der Klient*innen können den Verlauf sofort sehen und das Ziel sowie das Thema der Betreuung besprechen. Nach jeder Beratung wird ein kurzer Fragebogen zum Betreuungsverhältnis angezeigt. Ein Feedback zur aktuellen Sitzung ist so problemlos möglich. Anschließend können weitere inhaltliche Aspekte des Gesprächs dokumentiert werden. Falls im Sitzungsverlauf z.B. etwas auf einer Flipchart visualisiert wurde, kann dies per Foto sofort zu der Dokumentation hinzugefügt werden.
Aufwand und Mehrwert
Der zeitliche Rahmen umfasst insgesamt ca. 5-10 Minuten für all die oben genannten Punkte.
Zu dem kann die Dokumentation auch als Grundlage für Sachberichte oder gegenüber Drittmittelgebern schnell ausgewertet werden (z.B. die Verteilung der Beratungsklassifikationen)
Ein Blick in die Zukunft…
Aus qualitätssichernden Maßnahmen soll praktischer Alltag werden. In diesem Jahr evaluieren wir unser Tool und lassen die Sportpsychologie-Gemeinschaft daran teilhaben. Beginnen wollen wir damit gleich heute mit dem Angebot eines kostenlosen Zugangs für praktisch tätige Sportpsychologen*innen.
In Zukunft möchten wir in Fachzeitschriften euch unsere Ergebnisse und Erfahrungen mitteilen.
Kostenloser Test
Wir suchen Sportpsychologen*innen, die an dieser Art der Dokumentation Interesse haben und sie für dieses Jahr kostenlos testen wollen.
Wir freuen uns über eurer Interesse per Mail an steinherr@uni-potsdam.de
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